Cómo mejorar la comunicación digital y evitar errores comunes

La comunicación digital se ha convertido en una parte esencial de la vida cotidiana, tanto en el ámbito personal como en el laboral.

Sin embargo, elegir el canal adecuado para cada interacción sigue siendo un desafío. Desde reuniones innecesarias hasta mensajes malinterpretados, el mal uso de las herramientas digitales puede afectar la productividad y las relaciones interpersonales.

Como menciona New Scientist, Andrew Brodsky, especialista en tecnología y comunicación en el trabajo en la Universidad de Texas en Austin, analizó el comportamiento de más de 100.000 personas en entornos virtuales.

Su investigación, recopilada en el libro Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication, ofrece claves para mejorar la comunicación digital y evitar los errores más frecuentes.

En el entorno laboral, la comunicación no solo facilita la organización del trabajo, sino que también influye en la percepción del desempeño.

Según Brodsky, la mayoría de los trabajos no cuentan con una medida objetiva de rendimiento. En su lugar, los jefes evalúan a sus empleados en función de su comunicación.

Por ejemplo, enviar informes cortos y frecuentes puede hacer que un trabajador sea percibido como más productivo que alguien que entrega un resumen detallado solo al final de la semana.

No obstante, un exceso de interacciones también puede ser contraproducente: si un empleado agenda reuniones constantes con su jefe, en lugar de agilizar el trabajo, podría estar interfiriendo con su rutina.

Uno de los problemas más frecuentes es la falta de criterio al seleccionar el medio de comunicación. Muchas veces, las personas mantienen reuniones que podrían resolverse con un correo electrónico, o prolongan conversaciones por email cuando una llamada rápida habría aclarado cualquier malentendido.

Brodsky explica que un concepto clave en la comunicación digital es el task-technology fit, es decir, la correspondencia entre el objetivo de la interacción y el medio utilizado. Antes de enviar un mensaje o convocar una reunión, es útil hacerse las siguientes preguntas:

• ¿El objetivo es transmitir información de manera eficiente? → Correo electrónico o mensaje de texto.
• ¿Es necesario fortalecer una relación laboral? → Llamada telefónica o videollamada.
• ¿Se busca generar ideas innovadoras? → Reunión en persona o videollamada grupal.
• ¿Es importante que todos los participantes se sientan incluidos? → Reunión estructurada con posibilidad de participación.

El uso de la cámara en reuniones virtuales ha sido objeto de debate. Para reuniones iniciales o presentaciones importantes, encender la cámara puede ayudar a generar una impresión positiva.

Sin embargo, en equipos consolidados, mantener las cámaras apagadas puede reducir la fatiga de Zoom y mejorar la concentración.

Un estudio de 2021 de la Universidad de Georgia demostró que la fatiga generada por el uso constante de videollamadas puede afectar el rendimiento en reuniones posteriores.

Brodsky sugiere que las empresas definan criterios claros sobre cuándo es recomendable encender la cámara y cuándo no.

La inteligencia artificial (IA) ha comenzado a jugar un papel en la redacción de correos electrónicos y mensajes.

Aunque puede ser útil para tareas repetitivas, Brodsky advierte que su uso en la comunicación interpersonal tiene riesgos.

Por un lado, si un destinatario sospecha que un mensaje fue generado por IA, podría empezar a dudar de la autenticidad de todas las interacciones previas.

Además, la delegación excesiva en la IA para redactar mensajes puede reducir la capacidad de aprendizaje del usuario.

Las personas interpretan emociones incluso en detalles que parecen insignificantes. Un estudio realizado por Brodsky junto con Hayley Blunden, de la American University, reveló que los errores tipográficos pueden hacer que un mensaje se perciba como más emocional, ya sea en un tono positivo o negativo.

Otros elementos que pueden influir en la percepción del mensaje incluyen:

• Hora de envío: Un mensaje enviado fuera del horario laboral puede percibirse como una señal de urgencia o presión.
• Uso de puntuación: Exclamaciones y puntos suspensivos pueden cambiar el tono del mensaje.
• Emojis y lenguaje informal: Se recomienda usarlos solo si el interlocutor también los utiliza, ya que esto puede generar mayor cercanía.

Los mensajes de voz pueden ser efectivos en situaciones donde la emoción juega un papel importante. Por ejemplo, felicitar a un compañero por un ascenso con una nota de voz puede ser más impactante que un simple texto.

Sin embargo, en el ámbito laboral, los mensajes de voz pueden resultar molestos para el destinatario, ya que requieren más tiempo para ser procesados y no permiten escanear rápidamente la información.