Reuniones de trabajo: los errores que pueden arruinar la imagen profesional

Las reuniones de trabajo son esenciales para la organización y la toma de decisiones dentro de cualquier empresa. Sin embargo, ciertos comportamientos pueden afectar su efectividad e incluso dar una mala impresión a los compañeros y supervisores.

La experta en etiqueta profesional Arden Clise, en declaraciones a Business Insider, identificó los errores más comunes que se cometen en reuniones laborales, tanto presenciales como virtuales, y explicó cómo evitarlos para mantener un ambiente profesional y productivo.

Uno de los errores más perjudiciales después de una reunión es no completar las tareas acordadas. Clise señaló que muchas veces esto ocurre porque las personas no toman notas ni registran sus compromisos en un calendario.

“No te hace quedar bien si no cumples con tu parte de las tareas laborales. Si no haces tu trabajo, no ayudas a tus compañeros y no permites que la empresa logre lo que necesita lograr”, advirtió la experta.

Para evitarlo, recomendó hacer un seguimiento inmediato de los acuerdos alcanzados.

Las interrupciones pueden generar incomodidad y afectar la fluidez de una reunión. En el caso de las reuniones virtuales, la falta de señales no verbales puede hacer que sea aún más difícil identificar el momento adecuado para hablar.

“A veces es difícil en una reunión, especialmente en una reunión virtual, saber cuándo alguien terminó o va a terminar. Pero si eres alguien que interrumpe a los demás con regularidad... eso puede resultar muy ofensivo”, señaló Clise.

Escuchar con atención y esperar a que el otro termine antes de responder es clave para mantener un ambiente respetuoso.

El chat en reuniones online puede ser útil, pero su abuso puede convertirse en una distracción. “Chatear es como mantener una conversación paralela en una reunión en persona”, explicó Clise a Business Insider.

En lugar de escribir comentarios constantes en el chat grupal, recomendó utilizar los mensajes directos si es necesario comunicarse con alguien sin interrumpir la reunión.

La impuntualidad es uno de los errores más comunes y problemáticos en las reuniones laborales. No solo afecta la productividad, sino que también muestra una falta de respeto hacia los demás.

“Si todos llegan tarde, no se puede empezar una reunión a tiempo y no se logra lo que se necesita lograr”, afirmó Clise.

Para evitarlo, los organizadores deben iniciar puntualmente y establecer un precedente de responsabilidad y compromiso con el tiempo de los demás.

Algunas personas son más reservadas en reuniones y señalar su falta de participación puede hacerlas sentir incómodas.

Clise señaló que, además de que se pueda sentir expuesto el compañero de trabajo, también se puede dar la impresión de que se le quiere dejar en evidencia.

En lugar de forzarlos a hablar, sugirió hacer preguntas abiertas y recordarles que sus ideas fueron valiosas en el pasado para motivarlos a contribuir sin presión.

Responder correos, revisar el teléfono o pensar en otros pendientes mientras se está en una reunión puede dar la impresión de desinterés y afectar la capacidad de concentración.

“Si no estás presente en la reunión, si estás haciendo otro trabajo, no vas a escuchar lo que está pasando. No vas a participar porque estás perdiendo esa oportunidad”, aseguró Clise.

Permanecer enfocado en la conversación es una señal de respeto y permite aprovechar mejor la información y aportar ideas de manera más efectiva.

En el ámbito digital, mantener la cámara apagada durante una videollamada puede interpretarse como falta de interés. “Creo que es realmente irrespetuoso permanecer con el video apagado cuando alguien se dirige a ti y cuando estás hablando”, advirtió Clise en Business Insider.

Aunque hay excepciones válidas, como interrupciones en casa o compartir espacio con otros colegas, lo ideal es encender la cámara para mostrar compromiso con la reunión.

Las reuniones deben ser espacios de diálogo donde todos puedan expresar sus ideas. Sin embargo, algunas personas tienden a monopolizar la conversación, lo que impide que otros participen.

Clise explicó que resulta frustrante cuando alguien interviene de manera constante en una reunión, compartiendo ideas o haciendo preguntas sin dar espacio a los demás para participar.

Para que la reunión sea productiva, es importante ser consciente del tiempo de intervención y dar oportunidad a todos los asistentes de contribuir.