Cómo ordenar Google Drive para ahorrar almacenamiento y encontrar los archivos en segundos

Google Drive es una herramienta esencial en el entorno digital, pero con el tiempo este espacio puede convertirse en un caos con muchos documentos, archivos y carpetas que no tenemos organizadas y que ocupan espacio de almacenamiento innecesariamente.

Para resolverlo, existen métodos efectivos que permiten ordenar todo lo que tenemos guardado y, al mismo tiempo, realizar una gestión del contenido para solo tener lo que realmente nos interesa.

Así se puede ordenar Google Drive

• Crear una estructura lógica y jerárquica de carpetas

El primer paso fundamental para cualquier usuario consiste en abandonar la estrategia caótica del almacenamiento indiscriminado dentro de la carpeta principal denominada “Mi unidad”.

La clave radica en diseñar una estructura de carpetas que refleje los grandes ámbitos de la vida digital: Trabajo, Personal, Proyectos, entre otras categorías principales. Cada uno de estos grandes apartados debe funcionar como un contenedor para subcarpetas específicas, que segmenten los documentos en conjuntos lógicos y de rápida identificación.

Por ejemplo, dentro de la carpeta “Trabajo” resulta útil crear subcarpetas como Informes, Facturas, Presentaciones o Reuniones, según el tipo de material almacenado.

Todo el proceso puede realizarse en minutos: basta con seleccionar la opción de crear nueva carpeta, asignarle un nombre representativo, y arrastrar los archivos o carpetas existentes a su nuevo destino.

• Eliminar archivos innecesarios para liberar espacio

Tras redistribuir los archivos en carpetas coherentes, el siguiente paso apunta directamente a eliminar la sobrecarga digital. Es común que, luego del proceso de ordenamiento, salgan a la luz documentos que carecen de propósito: borradores antiguos, informes obsoletos o descargas accidentales que jamás llegaron a leerse. Todos estos archivos consumen parte del almacenamiento disponible y entorpecen la experiencia diaria.

Google Drive facilita su eliminación. El proceso comienza al seleccionar los documentos irrelevantes y enviaros a la Papelera mediante el icono de reciclaje ubicado en la parte superior. Cabe destacar que, una vez eliminados, estos archivos permanecen en la Papelera durante 30 días, lo que permite recuperar alguno en caso de error antes de que la limpieza sea definitiva y el espacio se recupere por completo.

• Destacar archivos para un acceso más rápido

Con las carpetas organizadas y los archivos innecesarios fuera del camino, surge el desafío de acceder sin demoras a los documentos de uso frecuente. Google Drive ofrece la posibilidad de marcar como destacados esos archivos relevantes; basta con hacer clic derecho sobre el documento seleccionado y elegir “Agregar a destacados”.

Este procedimiento resulta especialmente útil en proyectos en curso, informes clave o documentos compartidos para consulta habitual. Todo lo añadido a la sección Destacados puede consultarse a través de un acceso exclusivo en el menú lateral izquierdo, sin importar la profundidad de las subcarpetas donde originalmente se ubiquen los archivos.

• Implementar la codificación por colores en las carpetas

La mente humana procesa las señales visuales con mayor rapidez que el texto. Aprovechando esta ventaja, la aplicación de colores distintos a carpetas principales y subcarpetas añade una capa extra de organización.

Las instrucciones son sencillas: haciendo clic derecho sobre una carpeta y seleccionando la opción de cambiar color, se asigna una tonalidad determinada, de manera que, de un solo vistazo, sea posible distinguir entre los principales apartados del Drive.

• Buscar y eliminar duplicados

Estos duplicados, que suelen identificarse fácilmente por el sufijo “(1)” o la palabra “Copia” agregada al nombre, consumen espacio y entorpecen el hallazgo veloz de la información más actualizada. Localizarlos es sencillo utilizando la barra de búsqueda y palabras clave como “(1)” o “Copia”, para posteriormente eliminarlos definitivamente.

De igual modo, si la cuenta de Google Drive estuvo expuesta de manera pública, existe el riesgo de recibir archivos no solicitados o incluso spam. En este caso, es recomendable no solo borrar los archivos sospechosos, sino también utilizar la función de bloqueo integrada: clic derecho sobre el elemento indebido, opción Reportar o Bloquear, y así se evita que la cuenta sea invadida por nuevos envíos no deseados.